Huishoudelijk reglement Startersnetwerk Hoeksche Waard

Voor de liefhebbers van de kleine letters

Juni 2016

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Huishoudelijk reglement van Vereniging Startersnetwerk Hoeksche Waard, hierna genoemd Startersnetwerk, zoals bedoeld in artikel 27 van de statuten.

Artikel 1

Door toe te treden tot de vereniging, onderwerpt ieder lid en erelid zich aan de bepalingen van de statuten en reglementen evenals bevoegd genomen besluiten van het bestuur resp. de algemene ledenvergadering.

Ieder lid, erelid evenals sponsor krijgt op verzoek kosteloos een exemplaar van de statuten en eventuele reglementen toegezonden. Voor tweede en volgende afschriften kan het bestuur een vergoeding vragen.

Niemand kan zich beroepen op de onbekendheid met het in de statuten en het huishoudelijke reglement bepaalde.

Indien in de statuten of het huishoudelijke reglement van Startersnetwerk wordt over verenigingsjaar en/of boekjaar, lopen deze van 1 januari tot en met 31 december van enig jaar.

AANMELDING EN TOELATING VAN NIEUWE LEDEN

Artikel 2

Aanmelding voor het lidmaatschap van de vereniging geschiedt schriftelijk of via de website op een door het bestuur vastgesteld internetformulier onder vermelding van tenminste de bedrijfsnaam, contactpersoon, (post)adres woonplaats en het inschrijvingsnummer bij de Kamers van Koophandel.

De aanmelding voor het lidmaatschap komt vervolgens terecht bij de secretaris van de vereniging dan wel bij diens plaatsvervanger of gemachtigde, die belast is met de ledenadministratie.

De secretaris, diens plaatsvervanger of gemachtigde als bedoeld in lid 2 van dit artikel, kan de aanmelding in beraad houden, indien hij het wenselijk acht dat nadere schriftelijke of mondelinge toelichting gegeven wordt.

De secretaris, diens plaatsvervanger of gemachtigde bedoeld in lid 2 van dit artikel, beslist zo spoedig mogelijk na completering van alle gegevens op de aanmelding, tot het verlenen van het lidmaatschap. In geval van twijfel beslist het bestuur. Van de beslissing tot het al dan niet verlenen van het lidmaatschap, wordt de betrokkene zo spoedig mogelijk in kennis gesteld.

Tegen een afwijkende beslissing van het bestuur op een bezwaar is schriftelijk beroep mogelijk bij de Algemene Ledenvergadering. Een zodanig beroep dient gericht te worden aan de secretaris van de vereniging die dan zorgdraagt voor plaatsing van dit beroep op de “agenda” van de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering.

Bij verandering van bedrijfsnaam, contactpersoon (post)adres en woonplaatsgegevens, inschrijfnummer bij de Kamers van Koophandel en/of andere gegevens die voor het lidmaatschap van belang kunnen zijn, is een lid verplicht de secretaris van de vereniging hiervan direct in kennis te stellen.

Indien als gevolg van een mutatie zoals bedoeld bij lid 6 van dit artikel het lidmaatschap van de vereniging niet past binnen de toelatingseisen zoals genoemd in artikel 5 van de statuten, wordt het lidmaatschap direct omgezet in sponsorschap conform artikel 4 van dit reglement.

ERELEDEN

Artikel 3

De voordracht tot erelidmaatschap dient schriftelijk te geschieden bij de voorzitter dan wel de secretaris van de vereniging dan wel bij diens plaatsvervanger of gemachtigde. Deze voordracht dient van een motivatie te zijn voorzien.

Anders dan voordracht door het bestuur, dient voordracht te geschieden door minimaal 5 leden anders dan het voorgestelde erelid zelf.

Het bestuur zorgt voor inbreng van het gedane voorstel in de Algemene Ledenvergadering.

Tegen een afwijzende beslissing door de Algemene Ledenvergadering op een stemming tot het erelidmaatschap, is geen bezwaar mogelijk

Ereleden ontvangen het door de vereniging uit te geven periodiek.

Ereleden zijn vrijgesteld van contributiebetaling.

SPONSOREN

Artikel 4

Daar waar in de statuten gesproken wordt over begunstigers, wordt in dit reglement gesproken over sponsoren en ambassadeurs.

Sponsoren van de vereniging zijn zij die de vereniging met een jaarlijks door de Algemene Ledenvergadering te bepalen minimum bijdrage steunen. Ambassadeurs zijn sponsors die naast hun geldelijke bijdrage een actieve rol hebben in het realiseren van de doelstellingen van de vereniging.

Indien bij het verstrekken van een sponsorbijdrage, welke voldoet aan de door de Algemene ledenvergadering gestelde normen, niet uitdrukkelijk is vermeld dat het om een éénmalige bijdrage gaat, zal de gever door de vereniging worden aangemerkt als sponsor en jaarlijks voor een sponsorbijdrage worden benaderd. Een éénmalige bijdrage kan ook een sponsoring in natura zijn.

Indien niet specifiek vermeld in de uitnodiging kunnen sponsoren deelnemen aan activiteiten.

Sponsoren ontvangen het door de vereniging uit te geven periodiek.

Sponsoren hebben – tegen kostprijs- recht op alle uitgaven van of namens de vereniging.

Sponsoren hebben toegang tot de Algemene Ledenvergadering, doch kunnen niet aan schriftelijke en mondelinge stemmingen deelnemen.

FINANCIËLE VERPLICHTINGEN VAN LEDEN

Artikel 5

De leden betalen aan de vereniging jaarlijks een contributie.

Bestuursleden zijn uit hoofde van hun functie vrijgesteld van contributiebetaling.

De Algemene Ledenvergadering kan de contributies jaarlijks herzien.

Zij die in de loop van het kalenderjaar als lid tot de vereniging toetreden betalen de contributie over het jaar van toetreding pro rato vanaf de maand van toetreding.

De contributies zijn ineens en vóór 31 maart van elk jaar verschuldigd, behoudens bij toetreding, dan binnen veertien dagen na bevestiging van de aanmelding.

Het bestuur is bevoegd – indien daar schriftelijk om wordt verzocht – in bijzondere gevallen gedeeltelijke ontheffing van de contributiebetaling te verlenen voor 1 of meerdere kwartalen met een maximum van 4. Verlenging van die termijn van gedeeltelijke ontheffing zal, na hernieuwde schriftelijke aanvraag, opnieuw door het bestuur worden bezien.

Indien een lid één maand of langer met enige betaling aan de vereniging achterstallig is, ontvangt hij/zij van de penningmeester een schriftelijke herinnering. Indien het achterstallige niet binnen één maand na de herinnering ten volle is voldaan, zal opzegging van het lidmaatschap namens de vereniging plaatsvinden, dit op voordracht van de penningmeester.

Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen jegens de vereniging kan het bestuur besluiten langs gerechtelijke weg nakoming te vorderen. Kosten die hieruit voortvloeien, zijn voor rekening van het lid dat in gebreke is.

Het bestuur kan leden het recht op aanwezigheid bij activiteiten ontzeggen indien zij hun verplichtingen jegens de vereniging niet nakomen.

Hernieuwde inschrijving als lid na opzegging namens de vereniging, is slechts mogelijk nadat achterstallige betalingen ten volle zijn voldaan.

RECHTEN VAN LEDEN EN ERELEDEN

Artikel 6

Ieder lid en erelid van de vereniging heeft toegang tot de Algemene Ledenvergadering. De gewone leden kunnen aldaar het woord voeren en deelnemen aan schriftelijke en mondelinge stemmingen. De ereleden kunnen aldaar in de discussies een raadgevende stem uitoefenen, doch kunnen niet aan schriftelijke en mondelinge stemmingen deelnemen.

Het bestuur kan leden hun rechten ontzeggen indien zij hun verplichtingen jegens de vereniging niet nakomen.

ROYEMENT

Artikel 7

Het bestuur kan een lid, erelid met onmiddellijke ingang schorsen of royeren indien daartoe naar haar mening redenen aanwezig zijn.

Ingeval van royement, wordt het betrokken lid schriftelijk in kennis gesteld van de tekst bevattende de argumenten van het royement.

Het desbetreffende lid heeft het recht zich op de eerstvolgende bestuursvergadering te verdedigen.

RESTITUTIE EN VERREKENING

Artikel 8

Restitutie van contributie aan leden en van sponsorgelden aan een sponsor, evenals van giften van welke aard dan ook, is uitgesloten, tenzij het bestuur bijzondere omstandigheden aanwezig acht.

Met betrekking tot contributies, sponsorgelden en andere door leden en sponsoren aan de vereniging verschuldigde bedragen, is verrekening niet mogelijk.

BEVOEGDHEDEN VAN BESTUURSLEDEN

Artikel 9

Een lid van het bestuur is bevoegd tot het bijwonen van alle vergaderingen van het bestuur, tot het daarin voeren van het woord en tot het daarin uitbrengen van zijn stem. Ieder bestuurslid heeft één stem.  Het stemrecht mag niet door een gemachtigde worden uitgeoefend.

TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET BESTUUR

Artikel 10

Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van tenminste:
a. (bedrijfs)namen, adressen, woonplaatsgegevens en eventuele inschrijving bij de Kamers van Koophandel van de leden, ereleden en sponsoren;
b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;

Voorts is het bestuur belast met uitleg geven en interpreteren van al het bepaalde in de statuten en het huishoudelijke reglement en is bevoegd te beslissen over alles waarin de statuten en het huishoudelijke reglement niet voorzien.

TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN DE VOORZITTER

Artikel 11

De voorzitter van het bestuur of zijn plaatsvervanger is belast met:

  1. algemene leiding van de vereniging;
    b. toezicht op de naleving van de statuten en het huishoudelijke reglement;
    c. het leiden van de vergaderingen van het bestuur. Hij is bevoegd de spreektijd van alle leden bij elk agendapunt te limiteren alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen;
    d. het samen met de secretaris voorbereiden van de vergaderingen;
    e. ziet er op toe dat bestuursbesluiten dienovereenkomstig worden uitgevoerd;
    f. bevordert dat bestuursleden en commissies goed functioneren;
    g. het samen met de secretaris ondertekenen van de goedgekeurde notulen;
    h. zit de Algemene Ledenvergadering voor;
    i. vertegenwoordigt het Startersnetwerk naar buiten toe bij officiële gelegenheden;
    j. representeert de vereniging tijdens recepties en formele bijeenkomsten.

De voorzitter kan, met goedkeuring van het bestuur, de uitvoering van werkzaamheden aan anderen delegeren. Deze goedkeuring dient schriftelijk vastgelegd te zijn.

TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN DE SECRETARIS

Artikel 12

De secretaris van het bestuur is belast met:
a. het in overleg met de voorzitter opstellen van de agenda voor de vergaderingen van het (dagelijks en algemeen) bestuur en de Algemene Ledenvergadering;
b. draagt zorg voor het tijdig uitgaan van de convocatie en agenda aangaande de bij a. genoemde vergaderingen;
c. verstuurt op aanvraag beschikbare informatie en/of statuten en/of huishoudelijk reglement;
d. verstuurt uitnodigingen voor informatiebijeenkomsten, activiteiten en samenkomsten voor leden;
e. het opstellen van notulen van alle Algemene Ledenvergaderingen en alle vergaderingen van het bestuur;
f. de secretaris kan worden bijgestaan door een tweede secretaris en deze belasten met het notuleren van vergaderingen;
g. ondertekent samen met de voorzitter de goedgekeurde notulen;
h. het voeren van de briefwisseling zo mogelijk in overleg met, en namens het bestuur. Bij zaken van ingrijpende aard wordt de correspondentie mede of alleen ondertekend door de voorzitter;
i. beantwoordt correspondentie en telefoontjes, zo nodig in samenspraak met andere bestuurs- of commissieleden;
j. sorteert binnenkomende post, e-mail, telefoontjes en stuurt deze tijdig en zo nodig door naar andere bestuur- of commissieleden;
k. houdt een archief bij van de notulen en de postverwerking;
l.  het zorgdragen, voor zover het bestuur dit nodig acht, voor publicatie van bestuursmededelingen en -besluiten;
m. het opstellen van een jaarverslag zoals bedoeld in artikel 10 lid 2 van de statuten en het ter vaststelling daarvan voorleggen aan het bestuur;
n. beheert de ledenadministratie en stelt actuele lijsten samen van leden alsmede ereleden en sponsoren;
o. houdt in samenwerking met de penningmeester controle over de leden- en sponsorlijst en lijst van contribuanten;

De secretaris kan, met goedkeuring van het bestuur, de uitvoering van werkzaamheden aan anderen delegeren. Deze goedkeuring dient schriftelijk vastgelegd te zijn.

TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN DE PENNINGMEESTER

Artikel 13

De penningmeester van het bestuur is belast met:
a. het beheren van de gelden en het boekhouden;
b. het namens het bestuur innen van gelden en tekenen der kwijtingen;
c. draagt zorg voor het tijdig innen en betalen van nota’s en rekeningen, nadat hij gecontroleerd heeft of deze juist en terecht zijn;
d. het verzorgen van het financiële gedeelte van het jaarverslag als bedoeld in artikel 10 lid 2 van de statuten en het ter vaststelling aan het bestuur voorleggen;
e. stelt een concept jaarrekening, en balans op met de bij de stukken behorende toelichting, waaruit de financiële positie van de vereniging blijkt;
f. het opstellen van een ontwerpbegroting voor het komend verenigingsjaar en het ter vaststelling aan het bestuur voorleggen;
g. legt voornoemde stukken met kasbewijzen voor aan een administratiekantoor en desgewenst door het bestuur of ledenvergadering ter controle aan een accountant;
h. wanneer geen accountantscontrole heeft plaatsgevonden, worden de stukken met kasbewijzen aan de financiële controlecommissie voorgelegd;
i. controleert of bestuurshandelingen financieel verantwoord zijn;
j. legt in de Algemene Ledenvergadering verantwoording af;
k. geeft in de bestuursvergaderingen een overzicht van de inkomsten en uitgaven van de vereniging, in relatie tot de begroting.

De penningmeester is bevoegd tot:
a. het doen van uitgaven die zijn opgenomen in de begroting nadat die is goedgekeurd door de algemene vergadering;
b. het doen van uitgaven die rechtstreeks voortvloeien uit de statuten, uit de reglementen of uit een besluit van de algemene vergadering.

De penningmeester heeft voor het doen van alle andere financiële handelingen de machtiging van het bestuur nodig.

De penningmeester kan, met goedkeuring van het bestuur, de uitvoering van werkzaamheden aan anderen delegeren. Deze goedkeuring dient schriftelijk vastgelegd te zijn.

TAKEN ALGEMENE BESTUURDERS

Artikel 14

De Algemene bestuurders belasten zich met alle hen door het bestuur of dagelijks bestuur opgedragen taken.

TUSSENTIJDS AFTREDEN

Artikel 15

Indien meer dan de helft van het aantal zittende bestuursleden tussentijds wensen af te treden, is de secretaris verplicht binnen vier weken een A1gemene Ledenvergadering uit te schrijven. De aftredende bestuursleden zijn voor zover mogelijk gehouden, in functie te blijven tot aan het tijdstip dat een nieuw bestuur is gekozen.

COMMISSIES

Artikel 16

Commissies worden door het bestuur ingesteld en worden voorgezeten door respectievelijk de bestuursleden voor communicatie, relatiebeheer en bijeenkomsten. De commissies zijn te allen tijde rekening en verantwoording verschuldigd aan het bestuur. Het bestuur kan opdracht en bevoegdheden van commissies wijzigen. Het bestuur kan commissies ontbinden en is bevoegd commissieleden tussentijds van hun taken te ontheffen.

Commissievergaderingen worden zo vaak gehouden als dit door tenminste de helft van het aantal commissieleden of door de voorzitter van de commissie wenselijk wordt geacht.

Commissies hebben een adviesfunctie richting het bestuur.

GELDELIJKE BIJDRAGEN

Artikel 17

De geldelijke bijdragen zijn conform het besluit van de laatst gehouden Algemene Ledenvergadering.

SLOT

Artikel 18

Dit zijn de statuten en reglementen zoals bedoeld in artikel 27 van de statuten. Aldus vastgesteld op de algemene ledenvergadering, dd juni 2016